Interessati

La Società Columbus IT S.r.l.ha elaborato un software – denominato Columbus Doc – mediante il quale chi lo acquista può riversare in un archivio tutti i dati e documenti contenuti negli account di posta o in altre banche dati, che l’acquirente sceglie di collegare a Columbus Doc.Questi archivi possono contenere, quindi, dati di chiunque(d’ora in poi “Interessato”)interagisca con l’acquirente (d’ora in poi “Cliente Columbus”), che può essere un’impresa, un professionista, una Amministrazione, etc.

Pertanto, Columbus IT srl potrebbevenire a conoscenza e trattare i dati personali degli interessati che figurano in questi archivi, nel rispetto dei diritti dell’interessato, in maniera lecita, trasparente e secondo correttezza, ai sensi di quanto previsto dal Reg. 2016/679/UE (“GDPR”).

Nella maggior parte dei casi, l’Interessato potrebbe non sapere che i suoi dati vengono trattati dal software Columbus, sebbene Noi obblighiamo i nostri Clienti a dare questa informazione e veniamo nominati Responsabili del trattamento: per tale motivo, abbiamo deciso di fornire spontaneamente un’informativaprivacy, pur non avendone l’obbligo, nei termini che seguono.

INDICE

1. Finalità del trattamento (Perché usiamo i tuoi dati)
2. Modalità del trattamento (Come li trattiamo)
3. Tipi di dati (Quali dati ti chiediamo)
4. Obblighi reciproci (Cosa devi fare)
5. Comunicazione e diffusione di dati personali (A chi li trasmettiamo)
6. Titolare di Columbus Doc (Chi siamo)
7. Diritti dell’interessato (Cosa puoi chiederci)
8. Aggiornamento (Consultaci spesso

L’Interessatodi Columbus Doc è informato che il programma tratterà i suoi dati personali per

• (1) effettuare ricerche di dati e documenti all’interno dei sistemi di posta elettronica, ai database fisici, ai server e ai repository del Cliente Columbus,
• (2) duplicare i dati e documenti in un archivio ottimizzato per facilitare le ricerche,
• (3) indicizzare i contenuti che risultano dalle ricerche,
• (4) esporre al Cliente Columbus i contenuti ottimizzati e
• (5) consentire al Cliente Columbus di condividere uno o più documenti con altri Clienti Columbus.

Il trattamento avverrà attraverso strumenti elettronici e trova base giuridica nel contratto tra la/le società che commercializzano Columbus Doc e il Cliente Columbus.

Il conferimento di dati è necessario per il funzionamento del programma Columbus Doc, tuttavia la primaria responsabilità per la raccolta degli stessi spetta al Cliente Columbus, che è autonomo Titolare del trattamento.

I dati dell’Interessato possono essere contenuti nei sistemi del Cliente Columbus per due motivi:

1. perché conferiti dall’Interessato direttamente al Cliente Columbus (es. il Cliente Columbus è un commercialista cui l’Interessato ha fornito i dati per le dichiarazioni fiscali);
2. perché confluiti nei sistemi del Cliente Columbus in virtù di rapporti tra quest’ultimo e altri soggetti (es. il Cliente Columbus è un avvocato che riceve i dati dell’Interessato per e-mail da un altro Avvocato).

I dati saranno trattati dalle società che commercializzano Columbus Doc, anche tramite fornitori terzi, nel caso della versione di Columbus Doc c.d. “in cloud”: in questo caso, gli archivi di replica sono collocati su server virtuali forniti da imprese specializzate. I dati indicizzati e archiviati da Columbus Doc, di cui le società che lo commercializzano venissero a conoscenza, saranno conservati fino a 30 giorni dopo la cessazione del contratto di esecuzione del Programma Columbus Doc, secondo i termini del contratto di licenza d’uso con il Cliente Columbus.

Il sistema Columbus Doc indicizza ed analizza il testo contenuto in e-mail, allegati e documenti memorizzati in dischi cloud. Pertanto, la sua esecuzione richiede l’accesso a potenzialmente numerosi account e numerose risorse dell’utente, raccogliendo un elevato numero di dati. Ne deriva che può avere un importante impatto privacy, coinvolgere un numero elevato di interessati e costituire una forma di decisione automatizzata: a tal fine, il sistema è impostato al fine di adottare elevate misure di sicurezza, tra cui la crittografia e una forma di autenticazione particolarmente forte, basata sulla tecnologia OpenID (https://it.wikipedia.org/wiki/OpenID) e OAuth2.

Anche le varie funzioni di accesso, condivisione e gestione operativa tramite dashboard sono configurate secondo principi di privacy by design and by default: a tal fine, la società ha effettuato preliminarmente una Valutazione di Impatto Privacy (DPIA) e ulteriori informazioni potranno essere richieste a Columbus IT srl in via riservata.

Le società che commercializzano Columbus Doc tratteranno i dati necessari all’esecuzione del programma Columbus Doc:proprio per le caratteristiche del suo funzionamento, qualsiasi tipo di dato potrà essere gestito nei nostri sistemi.

A causa dell’alto impatto privacy, chiediamo contrattualmente al Cliente Columbus di informare, ai sensi degli art. 13ss del GDPR,gli interessati di cui tratterà i relativi dati mediante Columbus Doc, che tali dati saranno trattati per le proprie lecite finalità, richiedendo, ove necessario, il consenso al relativo trattamento e informando i propri interlocutori, di qualsiasi tipo, che sarà utilizzato il sistema Columbus Doc, anche impegnandosi a consegnare la pertinente informativa ed acquisendo da loro il relativo consenso.

Potremo comunicare i dati personali a sub fornitori e a terzi al fine di eseguire il contratto di utilizzo del software, nonché a soggetti terzi di cui ci avvaliamocome collaboratori, nei limiti in cui ciò sia necessario all’esercizio delle attività della Società (quali istituti bancari, consulenti legali, fiscali o del lavoro, medici competenti, internet e service provider, autorità pubbliche).

Il Titolare del trattamento dei dati personali dell’Interessato, limitatamente all’esecuzione del programma Columbus Doc, è sempre il Cliente Columbus, dal quale siamo nominati Responsabili del trattamento.

Proprietario del software Columbus Doc è la società Columbus ITS.r.l.

Sede legale: Via Bassano del Grappa, 4 – 00195 – Roma

Cod. Fisc. e P. IVA

L’Interessato ha tutti i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR. In particolare, ha diritto di ottenere l’accesso, la rettificazione, la cancellazione, la portabilità dei dati, nonché il diritto alla limitazione del loro trattamento, il diritto di revocare il consenso (senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente), di opporsi al trattamento stesso e di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo.

Tali diritti possono essere esercitati dall’interessato con richiesta rivolta senza formalità al Titolare del trattamento, ossia il Cliente Columbus. Possiamo aiutarti, in caso di necessità,: scrivici un’e-mail all’indirizzo privacy@columbusitsrl.it.

La presente informativa è soggetta a modifiche ed aggiornamenti, per cui si invita l’Utente a consultarla con regolarità sul sito web www.columbusdoc.it. Ti invitiamo a segnalarci se non hai compreso uno o più contenuti di questa informativa e a contattarci per informazioni ulteriori.