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INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Gentile Cliente,
con riferimento ai dati conferiti in occasione dell’instaurazione del rapporto contrattuale in corso ed a quelli che verranno forniti in occasioni successive, le comunichiamo quanto segue: Columbus IT S.r.l., Sede legale: Via Bassano del Grappa, 4 – 00195 – Roma   P.I.-C.F.-Reg. Impr.: 14390681006. Dati di contatto: privacy@columbusitsrl.it, Tel.39 065819551– Fax. 39 0658334827 (in seguito, “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, La informa ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) che i Suoi dati saranno trattati nel rispetto dei diritti dell’interessato, in maniera lecita, trasparente e secondo correttezza, ai sensi di quanto previsto dal Reg. 2016/679/UE (“GDPR”), con le modalità e per le finalità seguenti.

  1. Oggetto del Trattamento – Tipi di dati (quali dati ti chiediamo)

Il Fornitore tratta i dati personali necessari alla conclusione ed esecuzione del contratto di licenza, tra cui nome e cognome, indirizzo, telefono, riferimenti bancari e di pagamento , i dati identificativi dell’account usato in fase di acquisto, l’indirizzo e-mail, nonché i dati necessari all’esecuzione del Programma Columbus Doc, tra cui il numero di licenza acquistato e riconducibile all’Utente.

  1. Finalità del trattamento (perché usiamo i tuoi dati)

I Suoi dati personali sono trattati:

  • A) senza il Suo consenso espresso art. 6 lett. b), e) GDPR), per le seguenti Finalità di Servizio:
    1. concludere i contratti per i servizi del Titolare;
    2. adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;
    3. adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
    4. esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;
  • B) solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 7 GDPR), per le seguenti Finalità:
    1. l’esecuzione del programma Columbus Doc
    2. Marketing diretto nei limiti consentiti. InviarLe via e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi.
  1. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere (perché è necessario usarli)

Il conferimento di dati richiesto per le finalità di cui ai punti (1) e (2) è un obbligo legale e un requisito per concludere il contratto e l’eventuale rifiuto di fornirli comporta l’impossibilità per il Fornitore di svolgere le attività richieste per la conclusione e l’esecuzione del Contratto. Il conferimento dei dati per la finalità di cui ai  punti (3) e (4) è un requisito per l’esecuzione del contratto e l’eventuale rifiuto di conferirli può portare alla risoluzione del contratto. Il conferimento per i trattamenti di cui al punto (5) è facoltativo e l’eventuale rifiuto impedisce l’esecuzione del programma; il conferimento per i trattamenti di cui al punto (6) è facoltativo e l’eventuale rifiuto può solo impedire l’esecuzione di tali ulteriori attività senza ulteriori conseguenze.

  1. Modalità del trattamento (come li trattiamo)

Il sistema Columbus Doc indicizza ed analizza il testo contenuto in e-mail, allegati e documenti memorizzati in dischi cloud. Pertanto, la sua esecuzione richiede l’accesso a potenzialmente numerosi account e numerose risorse dell’utente, raccogliendo un elevato numero di dati. Ne deriva che può avere un importante impatto privacy, coinvolgere un numero elevato di interessati e costituire una forma di decisione automatizzata: a tal fine, il sistema è impostato al fine di adottare elevate misure di sicurezza, tra cui la crittografia e una forma di autenticazione particolarmente forte, basata sulla tecnologia OpenID (https://it.wikipedia.org/wiki/OpenID) e OAuth2.
Anche le varie funzioni di accesso, condivisione e gestione operativa tramite dashboard sono configurate secondo principi di privacy by design and by default: a tal fine, la società ha effettuato preliminarmente una Valutazione di Impatto Privacy (DPIA) e ulteriori informazioni potranno essere richieste a Columbus IT srl in via riservata.
I dati forniti non saranno sottoposti ad alcun processo decisionale automatizzato, ivi compresa la profilazione.

  1. Durata del trattamento (quanto conserviamo i tuoi dati)

Il trattamento dei dati avrà luogo per il tempo necessario al perseguimento della finalità di cui al punto 2. per cui esso è autorizzato e comunque non oltre il termine di cui al contratto/incarico in essere tra le parti, nonché, successivamente alla conclusione dello specifico trattamento, per ottemperare agli adempimenti di legge di natura civilistica e fiscale applicabili al rapporto in essere, nonché ad ogni altro adempimento/obbligo di legge cui è tenuto il Titolare, comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto.  per le Finalità di Servizio. I dati necessari all’acquisto della licenza d’uso del Programma sulla piattaforma di vendita saranno conservati da quest’ultima per 30 (trenta) giorni dall’acquisto, decorsi i quali saranno cancellati. I dati indicizzati e archiviati da Columbus Doc, di cui il Fornitore venisse a conoscenza, saranno conservati fino a che cesserà l’esecuzione del Programma Columbus Doc, secondo i termini del contratto di licenza d’uso. Potranno essere assunti dati comuni, sensibili o giudiziari da altre fonti, quali internet, social network, elenchi pubblici, comunque per le finalità indicate. Non oltre 2 anni dalla raccolta dei dati per le Finalità di Marketing.

  1. Obblighi reciproci (cosa devi fare)

L’Utente si impegna sin d’ora a informare, ai sensi degli art. 13 ss del GDPR, gli interessati di cui tratterà i relativi dati mediante Columbus Doc, che tali dati saranno trattati per le proprie lecite finalità, richiedendo, ove necessario, il consenso al relativo trattamento e informando i propri interlocutori, di qualsiasi tipo, che sarà utilizzato il sistema Columbus Doc, anche impegnandosi a consegnare la pertinente informativa ed acquisendo da loro il relativo consenso.

  1. Accesso ai dati (chi può accedere ai tuoi dati)

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui ai punti 2.A) e 2.B):

  • a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
  • a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
  1. Comunicazione dei dati (a chi li comunichiamo)

Potranno venire a conoscenza dei dati personali e identificativi relativi al trattamento in questione, per quanto riguarda la sottoscritta Società, le seguenti categorie di incaricati e/o responsabili, interni ed esterni, individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte:

  • addetti della direzione e dell’ufficio amministrativo, per le finalità di cui al punto 2, lettera A;
  • professionisti o società di servizi per lo svolgimento degli adempimenti societari, fiscali e contabili, l’amministrazione e gestione aziendale, compresi i dipendenti degli stessi, che operino per conto della Società;
  • Amministratore di sistema;
  • professionisti o società di servizi per la gestione e manutenzione del sistema informatico che operino per conto della Società.

I dati personali in questione, inoltre, nei limiti e per le finalità del punto 2 A) che precede, potranno essere comunicati a:

  • Enti pubblici;
  • Istituti di credito;
  • Istituti di assicurazione;
  • Società di servizi che si occupano di informazioni finanziarie e recupero credito.

I Suoi dati non saranno diffusi.

  1. Trasferimento dati (a chi li trasmettiamo)

I dati personali sono conservati su server di ubicati, all’interno dell’Unione Europea.

  1. Diritti dell’interessato (cosa puoi chiederci)

Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:

  • ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
  • ottenere l’indicazione:
    1. dell’origine dei dati personali;
    2. delle finalità e modalità del trattamento;
    3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
    4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
  • ottenere:
    1. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
    2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
    3. l’attestazione che le operazioni di cui ai punti 2) e 3) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  • opporsi, in tutto o in parte:
    1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
    2. al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea.

Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto 2), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.

Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

  1. Modalità di esercizio dei diritti (per comunicare con noi)

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:

  1. Titolare, responsabile e incaricati (chi siamo)

Il Titolare del trattamento è Columbus IT S.r.l., in persona del legale rappresentate pro- tempore, con sede in Sede legale: Via Bassano del Grappa, 4 – 00195 – Roma.
Il Titolare del trattamento dei dati personali dell’Utente, limitatamente all’esecuzione del presente Contratto, è Columbus IT srl.
L’Utente rimane Titolare del trattamento, invece, per i dati personali dei propri interlocutori.
L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.

  1. Aggiornamento (consultaci spesso)

La presente informativa è soggetta a modifiche ed aggiornamenti, per cui si invita l’Utente a consultarla con regolarità sul sito web www.columbusdoc.it. Ti invitiamo a segnalarci se non hai compreso uno o più contenuti di questa informativa e a contattarci per informazioni ulteriori.

Ultima modifica: 25 maggio 2018