Clienti

La Società Columbus IT S.r.l.(Fornitore) tratta i dati personali degli utenti che utilizzano Columbus Doc, nel rispetto dei diritti dell’interessato, in maniera lecita, trasparente e secondo correttezza, ai sensi di quanto previsto dal Reg. 2016/679/UE (“GDPR”).

INDICE

1. Finalità del trattamento (Perché usiamo i tuoi dati)
2. Modalità del trattamento (Come li trattiamo)
3. Tipi di dati (Quali dati ti chiediamo)
4. Obblighi reciproci (Cosa devi fare)
5. Comunicazione e diffusione di dati personali (A chi li trasmettiamo)
6. Titolare del trattamento (Chi siamo)
7. Diritti dell’interessato (Cosa puoi chiederci)
8. Aggiornamento (Consultaci spesso)

L’Utentedi Columbus Doc è informato che il Fornitore tratterà i dati personali del Clienteper

• (1) la conclusione ed esecuzione del contratto,
• (2) l’adempimento agli obblighi di legge, contabili e fiscali,
• (3) l’esecuzione del programma Columbus Doc,
• (4) controlli antifrode nell’uso del programma Columbus Doc e
• (5) scopi di marketing diretto nei limiti consentiti.

Il trattamento avverrà attraverso strumenti elettronici e cartacei e trova base giuridica nel contratto e nella legge (finalità sub 1 e 2) o nel consenso (finalità sub 3 e 5) o nel legittimo interesse (finalità sub 4).

Il conferimento di dati richiesto per le finalità di cui ai punti (1) e (2) è un obbligo legale e un requisito per concludere il contratto e l’eventuale rifiuto di fornirli comporta l’impossibilità per il Fornitore di svolgere le attività richieste per la conclusione e l’esecuzione del Contratto. Il conferimento dei dati per la finalità di cui al punto (4) è un requisito per l’esecuzione del contratto e l’eventuale rifiuto di conferirli può portare alla risoluzione del contratto. Il conferimento per i trattamenti di cui al punto (3) è facoltativo e l’eventuale rifiuto impedisce l’esecuzione del programma; il conferimento per i trattamenti di cui al punto (5) è facoltativo e l’eventuale rifiuto può solo impedire l’esecuzione di tali ulteriori attività senza ulteriori conseguenze.

I dati relativi al rapporto contrattuale saranno trattati per il tempo necessario all’esecuzione del contratto e conservati sino a 10 anni dopo la cessazione del rapporto, in relazione ai termini civilistici e prescrizionali.I dati necessari all’acquisto della licenza d’uso del Programma sulla piattaforma di vendita saranno conservati da quest’ultima per 30 (trenta) giorni dall’acquisto, decorsi i quali saranno cancellati. I dati indicizzati e archiviati da Columbus Doc, di cui il Fornitore venisse a conoscenza, saranno conservati fino a che cesserà l’esecuzione del Programma Columbus Doc, secondo i termini del contratto di licenza d’uso. Potranno essere assunti dati comuni, sensibili o giudiziari da altre fonti, quali internet, social network, elenchi pubblici, comunque per le finalità indicate.

Il sistema Columbus Doc indicizza ed analizza il testo contenuto in e-mail, allegati e documenti memorizzati in dischi cloud. Pertanto, la sua esecuzione richiede l’accesso a potenzialmente numerosi account e numerose risorse dell’utente, raccogliendo un elevato numero di dati. Ne deriva che può avere un importante impatto privacy, coinvolgere un numero elevato di interessati e costituire una forma di decisione automatizzata: a tal fine, il sistema è impostato al fine di adottare elevate misure di sicurezza, tra cui la crittografia e una forma di autenticazione particolarmente forte, basata sulla tecnologia OpenID (https://it.wikipedia.org/wiki/OpenID) e OAuth2.

Anche le varie funzioni di accesso, condivisione e gestione operativa tramite dashboard sono configurate secondo principi di privacy by design and by default: a tal fine, la società ha effettuato preliminarmente una Valutazione di Impatto Privacy (DPIA) e ulteriori informazioni potranno essere richieste a Columbus ITsrl in via riservata.

Il Fornitore tratterà i dati necessari alla conclusione ed esecuzione del contratto di licenza, tra cui nome e cognome, i dati identificativi dell’account usato in fase di acquisto, l’indirizzo e-mail, nonché i dati necessari all’esecuzione del Programma Columbus Doc, tra cui il numero di licenza acquistato e riconducibile all’Utente.

L’Utente si impegna sin d’ora a informare, ai sensi degli art. 13ss del GDPR,gli interessati di cui tratterà i relativi dati mediante Columbus Doc, che tali dati saranno trattati per le proprie lecite finalità, richiedendo, ove necessario, il consenso al relativo trattamento e informando i propri interlocutori, di qualsiasi tipo, che sarà utilizzato il sistema Columbus Doc, anche impegnandosi a consegnare la pertinente informativa ed acquisendo da loro il relativo consenso.

Il Fornitore potrà comunicare i dati personali a sub fornitori e a terzi al fine di adempiere ad obblighi di legge o di contratto, nonché a soggetti terzi di cui Columbus IT si avvale come collaboratori, nei limiti in cui ciò sia necessario all’esercizio delle attività della Società (quali istituti bancari, consulenti legali, fiscali o del lavoro, medici competenti, internet e service provider, autorità pubbliche).

Il Titolare del trattamento dei dati personali dell’Utente, limitatamente all’esecuzione del presente Contratto, è Columbus IT srl. L’Utente rimane Titolare del trattamento, invece, per i dati personali dei propri interlocutori.

Titolare del trattamento è la società Columbus ITS.r.l.

Sede legale: Via Bassano del Grappa, 4 – 00195 – Roma

Cod. Fisc. e P. IVA

L’interessato ha tutti i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR. In particolare, ha diritto di ottenere l’accesso, la rettificazione, la cancellazione, la portabilità dei dati, nonché il diritto alla limitazione del loro trattamento, il diritto di revocare il consenso (senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente), di opporsi al trattamento stesso e di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo.

Tali diritti possono essere esercitati dall’interessato con richiesta rivolta senza formalità al titolare, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo, per posta o per fax, indicando sulla busta o sul foglio la dicitura “Inerente alla Privacy”, o inviando un’e-mail all’indirizzo privacy@columbusitsrl.it.

La presente informativa è soggetta a modifiche ed aggiornamenti, per cui si invita l’Utente a consultarla con regolarità sul sito web www.columbusdoc.it. Ti invitiamo a segnalarci se non hai compreso uno o più contenuti di questa informativa e a contattarci per informazioni ulteriori.

Consensi facoltativi al trattamento dei dati