INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Utenti ColumbusDoc
La Società ColumbusIT s.r.l. (Fornitore) tratta i dati personali degli utenti che utilizzano ColumbusDoc, nel rispetto dei diritti dell’interessato, in maniera lecita, trasparente e secondo correttezza, ai sensi di quanto previsto dal Reg. 2016/679/UE (“GDPR”).
INDICE
1. Finalità del trattamento (Perché usiamo i tuoi dati)
2. Modalità del trattamento (Come li trattiamo)
3. Tipi di dati (Quali dati ti chiediamo)
4. Obblighi reciproci (Cosa devi fare)
5. Comunicazione e diffusione di dati personali (A chi li trasmettiamo)
6. Titolare del trattamento (Chi siamo)
7. Diritti dell’interessato (Cosa puoi chiederci)
8. Aggiornamento (Consultaci spesso)
1. Finalità del trattamento (Perché usiamo i tuoi dati)
L’Utente di ColumbusDoc è informato che il Fornitore tratterà i dati personali del Cliente per
– (1) la conclusione ed esecuzione del contratto,
– (2) l’adempimento agli obblighi di legge, contabili e fiscali,
– (3) l’esecuzione del programma ColumbusDoc,
– (4) controlli antifrode nell’uso del programma ColumbusDoc e
– (5) scopi di marketing diretto nei limiti consentiti.
Il trattamento avverrà attraverso strumenti elettronici e cartacei e trova base giuridica nel contratto e nella legge (finalità sub 1 e 2) o nel consenso (finalità sub 3 e 5) o nel legittimo interesse (finalità sub 4).
Il conferimento di dati richiesto per le finalità di cui ai punti (1) e (2) è un obbligo legale e un requisito per concludere il contratto e l’eventuale rifiuto di fornirli comporta l’impossibilità per il Fornitore di svolgere le attività richieste per la conclusione e l’esecuzione del Contratto. Il conferimento dei dati per la finalità di cui al punto (4) è un requisito per l’esecuzione del contratto e l’eventuale rifiuto di conferirli può portare alla risoluzione del contratto. Il conferimento per i trattamenti di cui al punto (3) è facoltativo e l’eventuale rifiuto impedisce l’esecuzione del programma; il conferimento per i trattamenti di cui al punto (5) è facoltativo e l’eventuale rifiuto può solo impedire l’esecuzione di tali ulteriori attività senza ulteriori conseguenze.
I dati relativi al rapporto contrattuale saranno trattati per il tempo necessario all’esecuzione del contratto e conservati sino a 10 anni dopo la cessazione del rapporto, in relazione ai termini civilistici e prescrizionali. I dati necessari all’acquisto della licenza d’uso del Programma sulla piattaforma di vendita Chargebee saranno conservati da quest’ultima per 30 (trenta) giorni dall’acquisto, decorsi i quali saranno cancellati. I dati indicizzati e archiviati da ColumbusDoc, di cui il Fornitore venisse a conoscenza, saranno conservati fino a che cesserà l’esecuzione del Programma ColumbusDoc, secondo i termini del contratto di licenza d’uso. Potranno essere assunti dati comuni, sensibili o giudiziari da altre fonti, quali internet, social network, elenchi pubblici, comunque per le finalità indicate.
2. Modalità del trattamento (Come li trattiamo)
Il sistema ColumbusDoc indicizza ed analizza il testo contenuto in e-mail, allegati e documenti memorizzati in dischi cloud. Pertanto, la sua esecuzione richiede l’accesso a potenzialmente numerosi account e numerose risorse dell’utente, raccogliendo un elevato numero di dati. Ne deriva che può avere un importante impatto privacy, coinvolgere un numero elevato di interessati e costituire una forma di decisione automatizzata: a tal fine, il sistema è impostato al fine di adottare elevate misure di sicurezza, tra cui la crittografia e una forma di autenticazione particolarmente forte, basata sulla tecnologia OpenID (https://it.wikipedia.org/wiki/OpenID) e OAuth2.
Anche le varie funzioni di accesso, condivisione e gestione operativa tramite dashboard sono configurate secondo principi di privacy by design and by default: a tal fine, la società ha effettuato preliminarmente una Valutazione di Impatto Privacy (DPIA) e ulteriori informazioni potranno essere richieste a ColumbusIT s.r.l. in via riservata.
3. Tipi di dati (Quali dati ti chiediamo)
Il Fornitore tratterà i dati necessari alla conclusione ed esecuzione del contratto di licenza, tra cui nome e cognome, i dati identificativi dell’account usato in fase di acquisto, l’indirizzo e-mail, nonché i dati necessari all’esecuzione del Programma ColumbusDoc, tra cui il numero di licenza acquistato e riconducibile all’Utente.
4. Obblighi reciproci (Cosa devi fare)
L’Utente si impegna sin d’ora a informare, ai sensi degli art. 13 ss del GDPR, gli interessati di cui tratterà i relativi dati mediante ColumbusDoc, che tali dati saranno trattati per le proprie lecite finalità, richiedendo, ove necessario, il consenso al relativo trattamento e informando i propri interlocutori, di qualsiasi tipo, che sarà utilizzato il sistema ColumbusDoc, anche impegnandosi a consegnare la pertinente informativa ed acquisendo da loro il relativo consenso.
5. Comunicazione e diffusione dei dati (A chi li trasmettiamo)
Il Fornitore potrà comunicare i dati personali a sub fornitori e a terzi al fine di adempiere ad obblighi di legge o di contratto, nonché a soggetti terzi di cui ColumbusIT s.r.l. si avvale come collaboratori, nei limiti in cui ciò sia necessario all’esercizio delle attività della Società (quali istituti bancari, consulenti legali, fiscali o del lavoro, medici competenti, internet e service provider, autorità pubbliche).
Il Titolare del trattamento dei dati personali dell’Utente, limitatamente all’esecuzione del presente Contratto, è ColumbusIT s.r.l. L’Utente rimane Titolare del trattamento, invece, per i dati personali dei propri interlocutori.
6. Titolare del trattamento (Chi siamo)
Titolare del trattamento è la società ColumbusIT S.r.l.
Sede legale: Via Bassano del Grappa, 4 00195 – Roma
Cod. Fisc. e P. IVA 14390681006
7. Diritti dell’interessato (Cosa puoi chiederci)
L’interessato ha tutti i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR. In particolare, ha diritto di ottenere l’accesso, la rettificazione, la cancellazione, la portabilità dei dati, nonché il diritto alla limitazione del loro trattamento, il diritto di revocare il consenso (senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente), di opporsi al trattamento stesso e di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo.
Tali diritti possono essere esercitati dall’interessato con richiesta rivolta senza formalità al titolare, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo, per posta o per fax, indicando sulla busta o sul foglio la dicitura “Inerente alla Privacy”, o inviando un’e-mail all’indirizzo info@columbusitsrl.it.
7. Diritti dell’interessato (Cosa puoi chiederci)
L’interessato ha tutti i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR. In particolare, ha diritto di ottenere l’accesso, la rettificazione, la cancellazione, la portabilità dei dati, nonché il diritto alla limitazione del loro trattamento, il diritto di revocare il consenso (senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente), di opporsi al trattamento stesso e di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo.
Tali diritti possono essere esercitati dall’interessato con richiesta rivolta senza formalità al titolare, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo, per posta o per fax, indicando sulla busta o sul foglio la dicitura “Inerente alla Privacy”, o inviando un’e-mail all’indirizzo info@columbusitsrl.it.